ビジネスツールとしても使われる手帳。既製品を使っている方も多いかと思いますが、実は企業用にオリジナルの手帳を作成するサービスもあります。
この記事では、企業のオリジナル手帳とはどんなものか、社員に配るとどんなメリットがあるのか解説します。
企業用のオリジナル手帳に興味がある方はぜひご覧ください。
目次
１．企業用のオリジナル手帳とは
オリジナル手帳とは、オーダーメイドで情報を掲載できる手帳です。企業用のオリジナル手帳に掲載できる情報の例としては、次のようなものがあります。
・マニュアル
・各種手続き方法
・年間予定
・事業所一覧
・業界の基本情報
・商品やサービスに関する資料
また、手帳の中身に関するカスタマイズだけでなく、次のような加工も可能です。
・表紙への社名入れ
・表紙カラーの選択
・見返しページへの印刷
・ページの追加
スケジュール帳のレイアウトもさまざまなものがあるため、業務の内容などに合わせて最適なものを選べます。
情報をすぐに参照できるため、営業用ツールとしても使いやすいのが社員用手帳の特徴です。例えば商品のスペックなどを掲載しておけば、正確な情報を簡単に調べられます。
カスタマイズして自社専用のものを作れるため、必要な情報だけをピックアップして掲載できます。
２．なぜデジタルではなくオリジナル手帳がおすすめなのか
最近では、デジタルでスケジュール管理をする方も増えてきました。しかし、オリジナル手帳にはデジタルにはないよさがあります。
・トラブル時でも使える
・バッテリー不要
・TPOを選ばず開きやすい
それぞれの良さについて詳しく解説します。
①トラブル時でも使える
デジタルでスケジュール管理すると、次のようなトラブルで使えなくなる可能性があります。
・アプリなどのシステムトラブル
・電波の届かない場所に入る
・通信障害
・データの消失
ビジネスシーンでは、すぐにスケジュールを確認できなければ困るシーンも多いでしょう。オリジナル手帳は上記のようなトラブルに強い点がメリットです。
②バッテリー不要
オリジナル手帳はバッテリーなしで使えるため、スマートフォンやパソコンの充電残量を気にする必要もありません。
③通話中でも使いやすい
スマートフォンに手帳を入れるデメリットとして、通話中にメモが取りにくい点も挙げられます。スピーカーから相手の声が聞こえるようにすれば通話しながらのメモも可能です。
しかし、人の多い場所や周囲の雑音が大きい場所などではスピーカー機能を使いにくいケースもあります。オリジナル手帳を使えば、通話中のメモもスムーズです。
④TPOを選ばず開きやすい
近年ではデジタルのスケジュール管理が一般的になり、人前でデジタルツールに触れることにも以前ほどの抵抗感はなくなりつつあります。しかし、それでも取引先の方や目上の方の前でスマートフォンを開くのは気が引ける方も多いでしょう。
オリジナル手帳であれば、どんな相手と会話しているときであっても抵抗なく使用できます。
このように、オリジナル手帳には多くのメリットがあります。
もちろん、デジタルが悪いわけではありません。例えば、アラームなどの機能を使う場合にはデジタルの方が便利です。
それぞれのよさを活かして、上手に併用するのがおすすめです。
３．オリジナル手帳を社員に配る3つのメリット
オリジナル手帳を社員に配るメリットとして、次の3つが挙げられます。
・経営理念の浸透が図れる
・自己の成長を感じられるツールになる
・全体で共有すべき細かな情報をまとめられる
それぞれの項目について、詳しく解説します。
メリット①経営理念の浸透が図れる
経営理念の浸透には次の3つのステップが必要です。
１．社員が知ること
２．社員が共有すること
３．社員が行動すること
研修などの機会に経営理念を社員に伝え、知ってもらうことや共有はできます。しかしそれだけでは、日々の忙しい業務の中で忘れてしまうことも多いでしょう。
一方で、経営理念が手帳に印刷されていれば、業務で手帳を使う際に自然と目に入ります。ときどき聞くだけでは忘れてしまいがちな経営理念も、頻繁に目に入れば自然と意識できるようになります。
あとは、社員が意思決定をする際に、経営理念に沿った選択ができれば浸透したといえるでしょう。
メリット②自己の成長を感じられるツールになる
オリジナル手帳は、成長を実感するためのツールにもなります。
ビジネスの現場で成長するためには、PDCAが欠かせません。PDCAとは、業務プロセスを改善するためのフレームワークのひとつ。Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）をひとつのサイクルとし、これを繰り返すことで業務の改善を行います。
企業の業務に関わるPDCAサイクルは、チームや部署などの単位で取り組むことも多くあります。
しかしそれだけでなく、1人の社員として成長するためにもPDCAサイクルの実行は有効です。オリジナル手帳なら、年間目標を記入するページなど、PDCAサイクルの実行をサポートするための独自ツールを作成できます。
さらに、すべての社員が同じ手帳を持っていれば、研修などで手帳を利用したPDCAサイクルを回すこともできます。よりよい使い方が社員の中から出てくる可能性もあるでしょう。
PDCAをオリジナル手帳に記録する効果は、各社員の成長をうながすだけではありません。記録が残るため、見返すことで成長を実感しやすい点もメリットです。
成長を実感することで、次のような変化が起きやすくなります。
・仕事に対するモチベーションが上がる
・自信を持って働けるようになる
・より高い目標を目指すようになる
・楽しんで働けるようになる
・より早くスキルアップできる
毎日の業務をこなしていく中で、社員は日々小さな成長を積み重ねています。しかし、特に意識せず過ごしていると、その成長に気づけないことも多いものです。
成長に気がつくと、それだけで業務に対して前向きに取り組めるようになるため成果も期待できます。
オリジナル手帳は、成長を実感するツールとしても利用できます。ぜひ、定期的に振り返りの時間を確保してください。
メリット③全体で共有すべき細かな情報をまとめられる
社員が共有しておくべき、細かい情報をまとめられるのもオリジナル手帳ならではのメリットです。共有しておくべき情報の例として、次のようなものが挙げられます。
・会社の規定
・各種相談窓口
・災害時の行動マニュアル
・取引先情報など
これらの情報は、必要なときに参照できればよいものです。しかし、書類やカードなどを配布しても、持ち歩く社員は少ないでしょう。いざ必要になったときに、どこを調べればよいかわからないのでは困ります。
とくに、災害時の行動マニュアルはいつどこで必要になるかわかりません。普段仕事に使う手帳に印刷してあれば、突然必要になった場合でもすぐに参照できます。
また、手帳なので必要があれば自分で情報の追加も可能です。例えば取引先などの情報は、変更や追加があったらすぐに修正するとより便利に利用できます。
４．さいごに
オリジナル手帳は、オーダーメイドで情報を掲載できる手帳です。中身だけでなく、表紙への社名入れや表紙カラーの選択といった外見に関するカスタマイズも可能です。
オリジナル手帳には、デジタルの手帳にはないさまざまなよさがあります。また、社員に配布すれば経営理念の浸透が図れるなどのメリットもあります。
特に、急に必要になる可能性がある災害時のマニュアルなどは、オリジナル手帳に入れておくといざというとき焦らずに済むでしょう。
この記事を参考に、オリジナル手帳の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
