仕事のスケジュールやタスクを、カレンダーアプリやタスクツールに記入しているという方は多いでしょう。
しかし、デジタル化が進んでいる現在でも、多くのビジネスパーソンが手帳を活用しています。手帳には、デジタルツールにはない、アナログならではのメリットが多数存在するためです。
今回は、ビジネスシーンでの手帳活用法や、手帳を活用するメリットについて解説します。手帳の使い方に迷っている方や、手帳とデジタルツールのどちらを選ぶか迷っている方は、ぜひ参考にしてください。
目次
デジタル時代においても多くの人が手帳を活用
カレンダーアプリやタスク管理ツールが普及している現在、手帳を利用する方は減ったのではないかと考える方もいるでしょう。しかし、今なお多くの方が手帳を活用しています。
当社が実施した市場調査で、仕事のスケジュール管理に手帳を利用している方の割合は44.8%と半数近くにのぼることがわかりました。
調査者：株式会社NOLTYプランナーズ
調査時期：2021年6月
調査方法：インターネット調査
調査対象：ビジネスパーソン
回答数：約1,000名
また「あなたは、ノベルティとして受け取った手帳を活用しますか」という質問には、9割が「活用する」と回答しています。
ビジネスパーソンにとって、手帳は変わらず重要なツールだといえるでしょう。
ビジネスパーソンの主な手帳の用途
手帳は、さまざまな場面で活用できる便利なツールです。ビジネスパーソンの主な手帳の用途は、以下のとおりです。
1. スケジュール管理
2. 仕事のタスク管理
3. 打ち合わせのメモ
4. プライベートのメモ
それぞれの使い方やポイントについて、詳しく解説します。
1. スケジュール管理
多くの手帳は、スケジュール管理ができるように作られています。仕事のスケジュールを手帳に記載しておけば、予定を忘れてしまったり、ダブルブッキングしてしまったりといったトラブルを避けられるでしょう。
手帳のレイアウトには、さまざまな種類があります。月単位や週単位といったように、自分の好みや仕事のスタイルに合わせたスケジュール管理が可能です。中には、1時間単位でスケジュールを書き込める手帳も存在します。
手帳のレイアウトについては、以下の記事で詳しく解説しています。自分に合った手帳を選びたい方は、あわせてご覧ください。
コラム「手帳選びはレイアウトが重要！種類と目的別のおすすめを紹介」
2. 仕事のタスク管理
やるべきことを手帳にまとめてリスト化しておけば、タスク管理にも活用できます。
多くの仕事を抱えていると、自分のやるべき仕事は何か、どの仕事を優先すべきかがわからなくなることもあるでしょう。仕事に追われ、タスクを失念してしまう可能性もあります。
タスクを手帳に書き出しておけば、優先順位をつけながら、やるべきタスクを確実にこなせるのが魅力です。
スケジュールを時間単位で取り組める手帳なら、タスクをこなす時間帯も細かく記載できるため、さらに計画的に仕事を進められるでしょう。
3. 打ち合わせのメモ
打ち合わせや会議のメモを残すために、手帳を活用するという方法もあります。手帳にメモを取りながら打ち合わせにのぞむと、重要なポイントの備忘録になります。後からメモを振り返って、新たな発想が生まれることもあるでしょう。
打ち合わせのメモを手帳に記録する場合は、日付や議題、結論を冒頭に記載しておくのが効果的です。後でメモを探しやすくなり、メモの内容を効率よく理解できます。重要な情報には、目立つようマーカーを使うのもおすすめです。
4. プライベートのメモ
ビジネス関連の情報だけでなく、プライベートのメモを手帳に記録する方も多いです。
オン・オフ両方のスケジュールやメモを1冊の手帳にまとめておくと、情報がバラバラになるのを防げます。仕事の予定とプライベートの予定が重なってしまうリスクを避けられるのもメリットです。
また、昼休みや仕事帰りにやるべきことを書いておけば、手帳を開くたびに思い出せるため、タスクを忘れて帰宅してしまうリスクを避けられます。
ビジネスにおいて手帳を活用するメリット
デジタル化が進んでいる現在でも、多くのビジネスパーソンが手帳を活用しているのは、手帳を使うことにさまざまなメリットがあるためです。
ここでは、ビジネスにおいて手帳を活用するメリットを5つ解説します。
1. 電話中でもメモしやすい
2. 自由度が高い
3. スピーディーにメモを取れる
4. 思考力を高められる
5. 記憶に残りやすい
1. 電話中でもメモしやすい
手帳なら、電話中でも簡単にメモを取れるのがメリットです。
スマートフォンのメモ機能は、電話をかけながらメモを取るのにはあまり適していません。 スマートフォンの画面を見るためには、スピーカーから耳を離さなければならないためです。スピーカーモードにするという方法もありますが、外出先や人が多い場所では難しいでしょう。
手帳であれば、スマートフォンで通話をしながら簡単にメモを取れます。メモがバラバラになったり、なくしたりするリスクも防げます。
2. 自由度が高い
手帳は自由度が高く、自分に合った使い方ができるのも魅力です。
スケジュールや打ち合わせのメモを記入するだけでなく、アイデアを残したり、目標や反省点を記入したりなど、さまざまな使い方が考えられます。文字だけでは説明が難しい部分に、簡単なイラストを添えてわかりやすくすることも可能です。
さらに、一時的に必要なメモは付箋に書いて手帳に貼り、終わったら剥がす、という使い方もできます。
手帳の自由度の高さを活かし、自分なりの使い方を見つけましょう。
3. スピーディーにメモを取れる
手帳を使えば、スピーディーにメモを取れるのもメリットです。
スマートフォンやパソコンでメモを取るためには、パスワードを入力し、アプリを探して立ち上げなければなりません。バッテリーが切れており、充電するまでメモを取れないという場合もあるでしょう。
手帳なら、開いてすぐにメモを取れます。よりスピーディーにメモを取れるよう、次に書き込みたいページにしおりひもをはさんだり、ペンホルダーがある手帳を使ったりするのがおすすめです。
4. 思考力を高められる
手書きでメモを取ると、思考力を高められるのも大きなメリットです。じっくり考えながら手を動かすことで、情報を頭の中で整理できます。アイデアを書き出しながら、ブラッシュアップさせることも可能です。
普段スケジュールをアプリで管理している方も、熟考したい事項のメモやアイデア出しなどに、手帳を活用するとよいでしょう。
5. 記憶に残りやすい
手帳に手書きでメモを残すと、デジタルのメモより記憶に残りやすくなります。
東京大学と日本能率協会マネジメントセンター、NTTデータ経営研究所が実施した共同研究では、紙の手帳でメモを取る方が、電子機器を使う場合に比べ、記憶の想起に関する脳活動が定量的に高くなることが明らかになりました。
参考：NTTデータ研究所「紙の手帳の脳科学的効用について ～使用するメディアによって記憶力や脳活動に差～」
手帳に手書きでメモを残し、記憶に定着させましょう。
ビジネスシーンで上手に手帳を活用しよう
この記事では、ビジネスパーソンの手帳活用について紹介しました。
デジタル時代においても、半数近くのビジネスパーソンが手帳を活用しています。スケジュール管理だけでなく、メモやタスク管理、アイデア出しなど、さまざまな用途で使えるのが手帳の魅力です。
手帳には、スピーディーにメモを取れる、思考力が高まる、書いたことが記憶に残りやすいなど、多くのメリットがあります。この記事を参考に、ビジネスでの手帳活用を考えてみてはいかがでしょうか。
