仕事の効率化のために手帳を使ってみたけれど上手く使えない、あるいは、まだ手帳を利用していないビジネスパーソンもいるでしょう。
また、現在はデジタルツールが多くあるため、手帳を使っていない方が多いかもしれません。
しかし、手帳を活用すると仕事の効率化につながります。スマホでは得られないメリットも多いです。
そこでこの記事では、手帳を活用して仕事を効率化する方法を詳しく紹介します。仕事を効率化できる理由や選び方についても解説しているため、仕事・ビジネスで手帳を活かしてみたい方は、ぜひ参考にしてください。
目次
手帳で仕事が効率化できる理由
現在、デジタルツールに頼る方は多いですが、実はアナログの手帳にも、仕事効率化におすすめな点がいくつかあります。
手帳で仕事が効率化できる理由は以下のとおりです。
●自由度が高く発想力が上がる
●スマホやパソコンより速くメモできる
●手書きすると脳が活性化する
手帳は図やイラストなどを直感的に書けるため、思い浮かんだ内容やアイディアを上手くまとめられます。
また、手帳は取り出してすぐに書ける一方で、デジタルツールは書き始めるまでに少し時間がかかります。スマホやパソコンを取り出したあとにアプリの起動が必要なため、手間取る場合もあるでしょう。ほかにも、様々な情報が目に入りやすく、つい別のことを始めてしまい、集中できない可能性もあります。
しかも、手帳に手書きをすると脳が活性化しやすいです。文字の大きさや配置、ひらがなと漢字の書き分けなど、脳のさまざまな場所を利用します。スマホのアプリよりも、アナログな手帳で手書きをおすすめしている医師もいます。
速く書けるうえに良いアイディアを出せるため、手帳を使うと仕事を効率化できるでしょう。
仕事を効率化するための手帳の使い方
仕事を効率化するための手帳の使い方のポイントは6つあります。
●ビジネス・プライベートを分けずに1冊にまとめる
●細かいタスクを書き出してスケジュール管理する
●移動時間や前後の時間に余裕をもたせて記入する
●1ヶ月先や年間のスケジュールをわかる範囲で書く
●手帳に目的や目標を書く
●1週間・1ヶ月ごとに振り返る
それぞれの項目について詳しく説明します。
●ビジネス・プライベートを分けずに1冊にまとめる
仕事を効率化したいなら、ビジネスとプライベートを分けずに1冊の手帳にまとめましょう。
2つに分けると、転記する手間や写し忘れを防げます。また、ビジネスとプライベートのダブルブッキングを避けられるでしょう。
ほかにも、仕事とプライベートの予定の両方を見るため、予定の詰め込みすぎがなくなり、ワークライフバランスや仕事の効率化につながります。
●細かいタスクを書き出してスケジュール管理する
細かいタスクのスケジュールを手帳で管理するのも、仕事の効率化につながります。
スキマ時間にやろうとしていたタスクを明確に記載すると、あと回しにする確率が減るためです。会議の合間にできる返信や、ちょっとした作業を予定に組み込みましょう。
細かいタスクの作業時間を見積もるようになって、予測の精度も上がっていく可能性が高いです。結果的に仕事を効率化できます。
細かいタスクについては、メモ欄やフリーページを利用して一旦自由に書き出しましょう。そのあとで、予定を入れていくのがよいでしょう。
●移動時間や前後の時間に余裕をもたせて記入する
仕事を効率化したいなら、移動時間や前後の時間に余裕を持たせて、手帳にスケジュールを記入しましょう。
移動時間を書くと、書かないときに比べて、遅刻する確率を下げられます。近距離やリモート会議なら10～15分、公共交通機関での移動がある場合は前後の30分程度の時間を空けるとよいでしょう。
そうすることで、余裕を持って会議に参加したり、顧客を訪問できたりするでしょう。また、長引く可能性がある場合は、前もって時間を確保するのがおすすめです。予定が長引いてしまっても次の予定に影響を出さずにすみます。
●1ヶ月先や年間のスケジュールをわかる範囲で書く
1ヶ月や年間のスケジュールがわかっている場合は、あらかじめ手帳に記載しましょう。
仕事を効率化するうえで、全体の工程を見ておくと中長期的な業務を順序よく進められます。
また、タスクの詰め込みが少なくなって時間を効率よく使えたり、計画的に実行できたりします。
●手帳に目的や目標を書く
手帳に目的や目標を書くのも仕事を効率化するのにおすすめの方法です。優先すべき行動がわかります。
「日々の行動は何のためにしているのか」を振り返るきっかけになります。プロジェクトの目標以外にも、ビジネスで達成したい目標を書くとよいでしょう。
また、プライベートの目的・目標を書くのもおすすめです。仕事の効率化だけでなく、夢を叶えやすくなり、人生も豊かになるでしょう。
●1週間・1ヶ月ごとに振り返る
仕事の効率化で手帳を使うなら、1週間や1ヶ月ごとに時間の使い方や、目標に向けての進捗などについて振り返りましょう。
空いている時間に細かなタスクができた、電車や飛行機の待ち時間にできるタスクがありそう、など考えたアイディアもメモしましょう。
習慣化するコツは、1週間や1ヶ月単位で振り返る時間をスケジュールに組み込んでおくことです。曜日と時間を決めてルーティーンを作りましょう。
仕事の効率化に役立つ手帳のタイプ
仕事の効率化に役立つ手帳は、以下の3種類に分けられます。
●ガントチャート
●バーチカル
●ブロック
どのタイプでも問題ありませんが、1日の予定と1週間の予定の両方を見られる手帳にしましょう。1週間の単位で計画すると仕事を効率よく進められます。
もし、どんな手帳がよいかわからなければ、1日・1週間のスケジュールと中長期の予定が見やすいNOLTY 能率手帳シリーズがおすすめです。長年にわたってビジネスパーソンに支持されています。
また、NOLTYでは社員用の手帳をオーダーできます。自社に合った手帳を配布したい、とお考えであれば、ぜひ以下からご相談ください。
手帳で仕事を効率化できない失敗例
手帳で仕事を効率化できない失敗例について、以下の2点を紹介します。
●手帳を使う目的があいまい
●スケジュールをメモするだけで振り返らない
間違った手帳の使い方を避けて、仕事の効率化につなげましょう。
●手帳を使う目的があいまい
手帳を使う目的があいまいだと、仕事の効率化ができないケースが多いです。
よくあるのが、スケジュール帳の用途でしか使わないパターンです。予定の追加や変更があるときにしか利用しないと、手帳を使うメリットは半減します。
また、手帳を使うこと自体が目的になっている場合も失敗する典型例です。誰かから聞いて、何となく手帳を使っているだけでは仕事を効率化できません。
使うきっかけとしてはよいですが、手帳を使う目的をはっきりさせましょう。ビジネス・プライベートで達成したい目標を立てて、何のために手帳を活用するのか明確にすると意識が変わります。
●スケジュールをメモするだけで振り返らない
手帳にスケジュールやメモを入れたら、一定の期間を置いたあとに振り返りましょう。改善しないと、仕事を効率化できません。振り返りこそが大切です。
今まで手帳を見て振り返っていなかった方は、時間を確保しましょう。電車やバスなどの移動時間に眺めて、改善できそうなことをメモするだけでも大きく変わります。
仕事を効率化するなら手帳の活用がおすすめ！
仕事を効率化するなら、手帳を活用しましょう。たくさんメモして、スケジュールを入れるところから始めてください。
また、1週間・1ヶ月ごとに手帳のスケジュールやメモを振り返って改善すると、さらに仕事を効率化できます。
現在はデジタルツールを活用している人も多いですが、すぐに取り出せて自由に手書きできる手帳ならではのメリットも多いです。
手帳1冊でビジネスとプライベートを両立しましょう。仕事を効率化すると、生活も充実するでしょう。
