「もっと仕事ができる人になりたい」「効率良く仕事を進めて残業をせずに帰りたい」と感じている方も多いでしょう。
効率良く仕事を進めるための手段のひとつが、タイムマネジメントです。タイムマネジメントとは、短時間でより生産性の高い仕事を成し遂げるための方法です。
この記事では、タイムマネジメントの概要やメリット、具体的な手順などを解説します。より生産性の高い仕事がしたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。
目次
タイムマネジメントとは
タイムマネジメントとは、限られた時間の中で取るべき行動を管理することです。
時間は誰にとっても平等であり、24時間以上に増やすことはできません。そのため、短時間でより生産性の高い仕事を成し遂げられるよう、タイムマネジメントが必要です。
タイムマネジメントと混同されやすいのが、スケジューリングです。スケジューリングは「いつ何をするか」を考えることを指します。それに加えて、仕事の優先順位付けや取捨選択、振り返りを行うのが、タイムマネジメントの重要なポイントです。
タイムマネジメントを行うメリット
タイムマネジメントを行うことには、次の2つのメリットがあります。
1. 生産性が向上する
2. 生活に充実感が生まれる
それぞれ、詳しく解説します。
1. 生産性が向上する
タイムマネジメントを行うことで、短時間で効率良く仕事を進められます。空いた時間を別の仕事にあてれば、同じ時間でこなせる仕事の量は格段に増えるでしょう。タイムマネジメントを実施すると、生産性が向上します。
また、企業にとっては、残業代を削減できるのもメリットです。社員一人ひとりが仕事に対してタイムマネジメントを実施すれば、定時まで仕事を終わらせられるようになり、残業時間が減少します。同じ仕事量に対してかかるコストを削減できるため、利益率アップにつながるのです。
2. 生活に充実感が生まれる
短時間で集中して仕事をこなせるようになれば、その分プライベートの時間を確保できるようになります。プライベートの充実や十分な休養は、生活に充足感をもたらし、モチベーション高く働けるようにするために欠かせません。仕事のためにプライベートを犠牲にする状態が続くと、生産性が低下したり、従業員満足度が下がって離職につながったりします。
効率よく、モチベーション高く働いてもらう環境を作るためにも、タイムマネジメントが重要です。
タイムマネジメントを行う手順
タイムマネジメントの手順は次の通りです。
1. タスクの洗い出し
2. 優先順位の決定
3. タスクのスケジューリング
4. 振り返りの実施
ここからは、タイムマネジメントを行う具体的な手順を紹介します。
1. タスクの洗い出し
まずは、今自分がやるべきタスクをすべて洗い出します。重要なものからそうでないものまで、細かいものを含めてすべてのタスクを書き出しましょう。
見落としが発生しそうな場合には、ロジックツリーを使うのがおすすめです。ロジックツリーを使う場合、まずは思いつく限りのタスクを書き出します。次に、書き出したタスクを分類してください。分類に基づいて、何か抜けているタスクがないかを考えると、抜け漏れなく洗い出しができます。
タスクを洗い出したら、それぞれにかかる時間もメモしておきましょう。後ほど、タスクをスケジューリングする際に役立ちます。
2. 優先順位の決定
タスクを洗い出したら、それぞれの優先順位を決めます。やるべきタスクの重要度に応じて設定してください。
例えば、クライアントに提出する書類の作成は、社内向けの報告書作成より優先順位が高い仕事だと言えます。仕事どうしの重要度を比較しながら、優先順位を決めましょう。
次に、優先順位の低いタスクを減らす方法を考えます。自動化できる仕事や、人に任せられる仕事はないか考えてみましょう。ただし、雑用を人に押しつければよいというわけではありません。例えば、自分がプレゼン用の細かい資料を準備し、当日のプレゼンは部下に任せる、というように、相手にとって成長につながるタスクを依頼するよう心がけましょう。
タスクが多い場合は、やらずにすむ仕事がないかを考えることも大切です。やらなくても特段支障がないタスクは、あえて「やらない」という選択をとることで、重要なタスクに注力しやすくなります。
3. タスクのスケジューリング
タスクの優先順位を決めたら、どのタスクをいつやるかを決め、スケジュールに落とし込みましょう。
スケジューリングで重要なのは、優先度の高いタスクに余裕をもって取り組めるよう調整することです。
タスクには優先度と緊急度があります。タイムマネジメントをしない場合、どうしても優先度の高いものより緊急度の高いタスクに取り組んでしまいがちです。たとえば、明日までの社内資料の作成と、明後日のコンペの練習であれば、つい前者から取り組んでしまうでしょう。しかし、ダラダラと進めてしまい、後者にかける時間が少なくなってしまうリスクがあります。
緊急度ではなく優先度を重視して、タスクをスケジューリングしましょう。とはいえ、納期を守ることは大前提であるため、所要時間と重要度のバランスを考えながら、スケジューリングすることが大切です。
4. 振り返りの実施
毎日の終業時や週1回など、タイミングを決めて振り返りを実施しましょう。振り返りのタイミングで、予定通りに仕事を進められているか確認します。予定より仕事が遅れてしまっている場合には、軌道修正の方法を考えなければなりません。
また、どうしても期日までに仕事を終えられる見込みがない場合には、周囲の人に早めに相談する必要があります。
毎日振り返りを実施すれば、早めの軌道修正や相談が可能です。周囲の人も、早めに相談を受ければ、タスクの一部を引き受けてくれたり、納期を調整してくれたりするでしょう。
また、タスクにかかった時間を測り、記録しておくことも大切です。振り返りの際に、計画時の想定所要時間と実際にかかった時間を比較することで、どれだけの差が生じているかを把握できます。次回、より現実的なスケジュールを立てるためにも、実際の所要時間を振り返りましょう。
タイムマネジメントには手帳が便利
タスクの書き出しや優先順位付けには、手帳を活用すると便利です。手帳であれば、1週間ごと、1ヶ月ごとなど、業務に合わせたスパンでタスクの管理ができます。長期的なスパンでタスクを整理し、スケジュールを立てておくことで、計画的に仕事を進められるでしょう。
1日に複数のタスクをこなす必要がある場合は、時間ごとのスケジュール管理に適した、バーチカル式の手帳が便利です。業務時間を区切って予定を書いておけば、今取り組むべきタスクがすぐにわかります。また、実際に何時から何時までどのタスクに取り組んだのか書き込んでおけば、かかった時間の記録としても活用できます。
タイムマネジメントで生産性を向上しよう
タイムマネジメントは、同じ時間でより効率的に仕事を進めるための方法です。タスクを洗い出し、優先順位をつけて取り組むことで効率化を実現します。タイムマネジメントに取り組むことで、生産性が向上するとともに、生活に充実感が生まれる点もメリットです。
タイムマネジメントには、手帳を活用すると便利です。長期的な視点でタスクやスケジュールを管理でき、業務記録も残せます。手帳を活用するのであれば、自分の業務に合わせたタイプを選びましょう。
この記事を参考に、まずはタスクの洗い出しから始めてみてはいかがでしょうか。
