仕事で紙のノートを使っているものの、あまり使いこなせていないと感じている人も多いのではないでしょうか。ノートを活用すれば、多くの情報をまとめられ、必要なときにすぐに参考にできます。
この記事では、ビジネスシーンでノートを活用するメリットと、ビジネスパーソン向けのノート術を8つ紹介します。上手にノートを使いたいと考えている方は、ぜひご覧ください。
目次
ビジネスシーンでノートを活用するメリット
ビジネスシーンでのノート活用には、さまざまなメリットがあります。ここでは、主に3つのメリットを紹介します。
1. 情報を整理できる
2. 情報を客観視できる
3. 記憶が定着しやすくなる
1. 情報を整理できる
ビジネスでは、さまざまなタイミングで多くの情報が入ってくるものです。ノートを活用すれば、情報をまとめて整理できます。見やすいだけでなく、整理した情報を取り出して活用するのにも便利です。
また、情報をまとめて整理することで、一見バラバラに見える情報を関連付けやすくなるのもメリットといえます。ちょっとした空き時間にノートをパラパラとめくり情報を眺めると、あらたなアイデアが生まれることもあるでしょう。
さらに、自分の中で情報を咀嚼できていない場合、ひとまずノートに書き出してみることで、頭の中が整理できるケースもあります。
このように、多くの情報を扱うビジネスパーソンにとって、ノートは欠かせないツールです。
2. 情報を客観視できる
自分の頭の中だけで物事を考えていると、どうしても主観的な考えに偏り、視野が狭くなりがちです。一度ノートに書き出してみることで、情報を客観視できるようになります。
例えば、何かに迷って八方塞がりに思えた時は、ノートを使って整理すると、すんなり解決策が見つかることがあります。ノートに書いて客観的に物事を観察することで、新たな気付きにつながるケースも少なくありません。
3. 記憶が定着しやすくなる
手書きでノートを作成すると、記憶が定着しやすくなるといわれています。
記録を残すだけであれば、デジタルのメモや電子的な資料を残しておくだけでも問題ない、と考える方もいるでしょう。
しかし、手書きでノートにまとめる方が、脳に与える刺激が強いため、記憶に残りやすくなります。
自分にとって重要な仕事や、特に記憶に残しておきたい情報、深く考えたい情報を扱う際は、紙のノートを使うのがおすすめです。
仕事に役立つノート術
ノートは使い方の自由度が高く、自分の好みに合わせてさまざまな方法で活用できます。一方で、自由度が高すぎるあまり、どう使えば情報を整理しやすいのかわからない、と感じる方もいるでしょう。
ここでは、仕事に役立つノート術を紹介します。
1. 冒頭にタイトルをつけて情報を整理する
2. 1冊にまとめて管理の手間を軽減する
3. 後から思い出せるようにメモする
4. 資料や図解も活用する
5. 余白を作っておく
6. 固有名詞は簡単に記載する
7. メモをそのままTodoリストにする
8. フォーマットを活用する
1. 冒頭にタイトルをつけて情報を整理する
ノートの新しいページを使うときには、冒頭にタイトルをつけましょう。例えば、会議の議事録であればその日の議題を、何らかの案件に関するメモであれば案件名やテーマを書いておくのがおすすめです。
冒頭にタイトルが書いてあると、後から見返した時に情報を探しやすくなります。また、タイトルが書かれていることで、記載すべき内容に集中しやすくなるのもメリットです。
2. 1冊にまとめて管理の手間を軽減する
ノートは複数にわけず、1冊にまとめると、利便性が高まります。
用途別にノートをわけると、持ち歩きが大変です。ノートを1冊にまとめると、持ち歩くべき荷物を減らせます。また、使いたい時、すぐに目的のノートを取り出せるのも便利です。
さらに、どこに情報が書いてあるかを探しやすいというメリットもあります。複数のノートを使っていると、どのノートに書いたかがわからなくなり、探すのに手間取ってしまうでしょう。1冊にまとめることで、必要な情報を効率的に探せます。
情報をジャンルごとにわけて記載したい場合は、議事録は前のページから、アイデアメモは後ろのページから書く、という方法がおすすめです。
3. 後から思い出せるようにメモする
ノートは積極的に活用し、必要な情報を後から思い出せるようにしておきましょう。
人間は忘れる生き物です。「このくらいなら覚えていられるはず」と思ってメモをしないでいると、後で忘れて後悔してしまいます。
自分の記憶力を過信せず、できる限り書き出しておきましょう。
後でメモを見返した時に、思い出せるように情報を書き残すのも重要です。例えば、単語だけが書かれたメモでは、後日見返した時に、何を記録したかったのか思い出せなくなる可能性があります。しかし、関連情報が記載されていれば、それを手がかりに情報を思い出せるはずです。
4. 資料や図解も活用する
文字だけでなく図解を用いてメモを作ると、見やすく理解しやすいノートになります。図解は目に付きやすいため、後でノートをめくって情報を探す際、必要な項目を見つけやすくなる点もメリットです。
また、メモに関連する資料があれば、縮小コピーして貼っておくとより視認性が高まります。ノートにすべての情報を集約するつもりで、資料をまとめてみてください。
5. 余白を作っておく
ノートにメモする際は、ぎっちり詰めて情報を書き込むのではなく、意識的に余白を作りましょう。余白があると、情報の追加があった場合にも書き足しやすく、1つの項目でメモがバラバラにならずにすみます。
また、余白が多い方が、すっきりして読みやすくなるのもメリットです。
ノートは、書くことが目的ではありません。後からメモを活用できるよう、読みやすさを重視して整理しましょう。
6. 固有名詞は簡単に記載する
固有名詞を省略して簡単に記載すると、素早くメモを取れます。田中さんであれば「た」と頭文字だけ記入する、商品を「◯」と記号で記載するなど、自分だけにわかるようなルールを作っておきましょう。
固有名詞をそのまま記載しないことで、万が一ノートを落としてしまった際も、ある程度重要な情報やプライバシーが守られます。
ただし、省略しすぎると、後で見返した際に何を書いたのかわからなくなってしまうため、注意が必要です。
7. メモをそのままTodoリストにする
やるべきことを含め、すべてをノートに書き出しておけば、取ったメモをそのままTodoリストとして活用できます。メモをそのままTodoリストにすることで、情報を確認する際に、何をやるべきかも同時に目に入ります。メモとTodoリストを別々で作成する場合に比べて、作成の手間が省け、行動に移すまでの時間も短縮できます。
やるべきことを書いたら、マーカーを引いて目立つようにしておきましょう。優先順位を決める必要がある場合には、数字を振り、タスクをこなすべき順番がわかるようにしてください。
8. フォーマットを活用する
ノートの使い方には、次のようにさまざまなフォーマットがあります。
・バレットジャーナル：中点（・）を使ってやるべきことを整理する
・マインドマップ：1つの情報から、アイデアを広げていく
・コーネル式：1ページを3つにわけ、それぞれにノート、キーワード、サマリーを記載する
自分の好みや用途に合わせてフォーマットを活用すると、整理された見やすいノートを作れます。徹底的に情報が整理されたノートを作りたい場合には、フォーマットを活用しましょう。
ノートを上手に活用しよう
ノートを活用すると、情報を整理できるだけでなく、情報を客観視でき、記憶にも残りやすくなります。ビジネスシーンでじっくり考えたいときや、記憶に残したいときなどは、ぜひ紙のノートを使いましょう。
さまざまなノート術を使いこなすことで、見やすく使いやすい自分だけのノートを作れます。この記事を参考に、自分に合ったノート術を見つけてみてください。
