テレワークにも手帳が便利！メリットと活用方法を紹介

出社していた時には頻繁に手帳を使っていたけれど、テレワークではあまり活用できていない、という方も多いでしょう。

しかし、テレワークでも手帳を活用できるシーンはたくさんあります。

そこで本記事では、テレワークで手帳を利用するメリットと活用方法を解説します。

テレワークでの手帳の使い方について知りたい方は、ぜひご覧ください。

テレワークで手帳を活用するメリット

テレワークだと、手帳をどのように活用したらよいかわからないと感じる方もいるかもしれません。

テレワークで手帳を活用することには、次の2つのメリットがあります。

・考えの整理に役立つ

・仕事のタスクを忘れにくくなる

それぞれ使い方の例と、メリットになる理由を解説します。

考えの整理に役立つ

手帳を使うと、自分の頭の中を整理できます。

出社している場合、人との雑談の中でヒントを得たり、考えが整理できたりすることが多いです。

しかし、テレワークの場合にはどうしても人との関わりが減ってしまいます。

頭の中がごちゃごちゃしていると感じた時には、手帳に気持ちや考えを書き出してください。

言葉を頭の中に置いておくだけでなく、書き出すことで客観的に見られるようになり、思考の整理や問題の解決に繋がります。

毎日の仕事終わりなど、定期的にその時考えていることを記録しておく習慣をつけるのもよいでしょう。

手帳を使って考えを整理すると、スッキリした頭で仕事を進められます。

仕事のタスクを忘れにくくなる

手帳を使ってタスク管理をしておけば、仕事でやるべきことを忘れにくくなります。

オフィスにいると、タスクを思い出すきっかけはいたるところにあります。しかし、自宅ではタスクを思い出すきっかけが少なくなりがちです。

タスクを手帳に書いて管理し、仕事が始まる前に必ず確認する習慣をつけておけば、仕事を忘れてしまって慌てる可能性を減らせます。

デジタル機器でのタスク管理も可能ですが、手帳に手書きで記入することで、やるべきことが記憶に残りやすくなります。

タスクがごちゃごちゃしてつい忘れてしまいがちな方は、手帳を使ったタスク管理を試してください。

テレワークならではの手帳の活用方法

テレワークになってから、手帳を開く頻度が減ってしまった方もいるかもしれません。しかし、テレワークならではの手帳の使い方もあるのです。例えば、次のような活用方法が考えられます。

・Web会議のメモや議事録の作成

・出社・在宅それぞれのスケジュールを一括管理

・業務の進捗管理

それぞれの項目について、詳しく解説します。

Web会議のメモや議事録の作成

Web会議のメモや議事録は、手帳にまとめておくと便利です。

会議室での会議の場合、ホワイトボードを使って会議を進行できます。

しかし、Web会議の場合、自分なりに会議の内容をまとめながら聞かないとわかりにくくなる場合も多いです。

手帳に会議の内容をまとめながら聞くことで、会議の内容を理解しやすくなりますし、手書きでの記録によって記憶にも残る可能性が高いのがメリットです。

また、手帳に議事録が残っていれば、外出先でも必要なときすぐに会議の記録を参照できます。

Web会議だと内容が頭に入りにくいと感じている人は、ぜひ試してください。

出社・在宅それぞれのスケジュールを一括管理

出社の日と在宅の日、それぞれのスケジュールを一括で管理するのにも手帳を利用すると便利です。

テレワークが導入されたとはいえ、完全に自宅だけで仕事をするのではなく、出社の日もあれば在宅の日もあるといった働き方をしている方も多いでしょう。

出社の日と在宅の日では生活リズムが異なり、管理しにくいと感じている方もいるのではないでしょうか。

手帳なら、それぞれのスケジュールを一括で管理できます。

色分けなどを利用して、出社の日と在宅の日を分けておくと、さらに見やすくなるでしょう。

自分が見やすいように書き方をカスタマイズできるのも、手帳のメリットです。

業務の進捗管理

手帳に業務の進捗を記録しておくのも便利です。

出社時には朝礼などで業務の進捗管理を行なっていても、テレワークの時には行わないケースも多くあります。

しかし、進捗を把握していないと、業務に遅れが生じてしまうこともあるでしょう。

進捗を手帳に記録しておけば、自分自身で仕事の進み具合を管理できます。また、その日何をしたかの記録としても残せます。

「今日は何もできなかった」と思っても、実際に記録してみると多くのことができている場合も多いです。

なかなか仕事が進まないと感じてしまいがちな方は、特に進捗を記録するとよいでしょう。

目的別のおすすめ手帳タイプ

手帳にはさまざまなタイプがあります。どんな手帳を選べばよいかわからない方向けに、目的別に人気の手帳タイプを紹介します。

・1ヶ月の予定を俯瞰するなら「ブロックタイプ」

・進行管理やメンバーの予定把握には「横ケイタイプ」

・スケジュールとメモを一緒に管理するなら「レフトタイプ」

・毎日の記録を重視するなら「メモタイプ」

・会議などの記録に便利な「ログタイプ」

ここで紹介するものがすべてではなく、あくまでも一例ではありますが、手帳選びの参考にしてください。

1ヶ月の予定を俯瞰するなら「ブロックタイプ」

ブロックタイプとは、見開きのカレンダー形式で1ヶ月の予定を確認できるタイプの手帳です。マンスリータイプと呼ばれることもあります。

1ヶ月の予定を俯瞰でき、週ごとの予定を管理しやすいのがメリットです。

出張や旅行など、数日間にまたがる予定を記載しやすいのもポイントです。

大まかな予定をパッと見て把握したい方に向いています。

進行管理やメンバーの予定把握には「横ケイタイプ」

横ケイタイプとは、見開きページにノートのような罫線が入っていて、ページの左端に日付の数字が入っているタイプです。

1ヶ月の予定が見開きで見られる点はブロックタイプと同じですが、1行に1日の予定を書き込むようになっている点がブロックタイプと異なります。

チームメンバーや家族など、複数人の予定や仕事の進捗などを把握したい場合に便利です。

スケジュールとメモを一緒に管理するなら「レフトタイプ」

レフトタイプとは、左側に週間のスケジュール、右側にメモを書き込むスタイルです。予定とメモを一緒に見られるので、予定に付随した記録などを右側に書き込んでおくと便利です。

予定だけでなく、メモもスケジュールと一緒に管理したい方に適しています。

毎日の記録を重視するなら「メモタイプ」

メモタイプとは、毎日の記録用スペースが比較的広く取られた手帳です。

左右の見開きで1週間の予定を記録できるよう作られており、スケジュールのメモや日記を記入できます。

スケジュールだけでなく、業務日誌や日記など、毎日の記録を重視する方向きです。

会議などの記録に便利な「ログタイプ」

ログタイプとは、1ページにタイトルと日付、記録部分がある手帳のことです。

スケジュール管理用ではなく、会議の記録などに便利です。ノートのような手帳だと考えるとわかりやすいでしょう。

毎日のスケジュールを細かく管理する必要はないけれど、会議などの記録用に手帳を持っていたい、という方に適しています。

テレワークでも手帳を活用しよう

手帳は出社する際に使うもの、というイメージを持っている方も多いかもしれませんが、テレワークでも手帳を活用できるシーンは多いです。

議事録の作成や業務の進捗管理などに活用すれば、業務のさらなる効率化も期待できます。

この記事を参考に、テレワークでの手帳の使い方を考えてみてはいかがでしょうか。