仕事の効率化や改善のために仕事の効率化や改善のためにPDCAを回した方が良いとよく聞くけれど、どのように実践すれば良いのかはよくわからない、という方も多いでしょう。PDCAの実践には、手帳を活用すると便利です。
そこで本記事では、手帳を使ったPDCAサイクルの回し方と、実践のポイントを解説します。PDCA実践のコツを知りたい方はぜひご覧ください。
目次
PDCAとは
PDCAとは業務の改善を目指すための手法のひとつです。「Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善）」のサイクルを繰り返し、問題点を改善、もしくは成功の理由を分析しながら業務の精度を高めます。
PDCAサイクルを回すことで、問題点を発見し、確実に改善しながら業務を進められます。また、最初に計画を行うため実施すべきタスクが明確になる点もメリットです。
PDCAの実践を習慣化すると、毎日の業務の中で振り返りを行い、改善を繰り返すこととなるため、自分自身の成長につながります。積み重ねると将来的には大きな成長となりますので、今から少しずつでもPDCAを実践してみてはいかがでしょうか。
手帳を使ったPDCAの実践方法
手帳を使ってPDCAを実践すると、自分が積み重ねた改善の記録を残しておくことができます。また、常に身につけているビジネス手帳にPDCAを書き込んで進めることで、目標やタスクを目にする機会が増え、自然にそれらに意識を向けられます。
手帳を使ってPDCAを実践する手順は次の通りです。
1.目標を設定する
2.タスクを書き出す
3.スケジュールを組み実行する
4.振り返りを行う
5.次に行うべき行動を考える
それぞれ、どのように実践すべきか詳しく解説します。
目標を設定する
PDCAの「プラン」を考える前に、まずは目標を設定します。どのような目標に向かってPDCAを実践すべきか決めておかなければ、だんだんと軸がずれてしまう可能性があります。
目標は、具体的に設定しましょう。抽象的な目標では計画が立てにくく、またどの程度達成できているのかも把握しにくくなります。
具体的な目標を立てるためには、数値を使うのが理想的です。また、いつまでに達成するか期限を決めておくと、さらに計画が立てやすくなります。例えば、「1年後までに営業成績を10%アップする」といったような目標が考えられます。
まずは達成したい目標を思い浮かべ、それを数値で具体的に表せないか考えてみてください。
タスクを書き出す
次に、決定した目標に対してやるべきことを考え、タスクとして書き出します。
例えば、先ほどの営業成績をアップする目標ならば、新規の顧客を獲得する方法もあれば既存顧客の客単価を高める方法もあります。目標達成のためにどの方法を選ぶべきか、そのためには具体的に何をすべきかを考えて書き出してみてください。
タスクを書き出すことで、やるべきことが整理され、考えたことを抜けなく実行できます。
スケジュールを組み実行する
タスクを書き出したら、それをいつ実行するかスケジュールに落とし込んでおきましょう。タスクを書き出しただけでは、忙しさに押されてなかなか実行できないこともあります。
スケジュールに組み込んでおくことで、タイミングを決めて確実に実行できます。
振り返りを行う
タスクを実行したら、定期的に振り返りを行いましょう。振り返りの頻度は、目標やタスクの結果が出るまでの時間に応じて決定します。
ただし、振り返りのタイミングは「毎日」もしくは「毎週」といったように定期的なものとしましょう。どのタイミングで振り返りを行うかは事前に決めておくべきです。「時間ができたら振り返りを行う」といったやり方では、忙しくなると振り返りをサボってしまいがちです。
タスクを実行する時間だけでなく、振り返りの時間もスケジュールに組み込んでおくと、確実に振り返りを行えます。
次に行うべき行動を考える
振り返りをふまえて、次に行うべき行動を考えます。問題点が見つかった場合には、どうしたらその問題を解決できるか考え、次のタスクに組み込みましょう。
うまくいった場合には、成功した要因を分析し、それをさらなる成功につなげられないか考えます。次に行うべき行動を考えたら、またタスクに落とし込むステップに戻り、サイクルを繰り返します。
PDCAを実践するためのポイント
PDCAを実践する際に押さえておくべきポイントは次の4つです。
●タスクはできるだけ分割して記載する
●余裕を持って計画を作成する
●PDCAを継続して回し続ける
●PDCAの記録を残しておく
それぞれ、詳しく解説します。
タスクはできるだけ分割して記載する
タスクを記載する際には、できるだけ分割しましょう。例えば「資料を作成する」というタスクであれば、次のように分割できます。
●作成に利用するデータを集める
●記載する順番を考える
●レイアウトを考える
●実際に形にする
すべての作業を終えるまでに2時間かかると見積もった場合、「資料を作成する」というタスクは2時間以上の時間が空いている場合にしか組み込めません。
しかし、タスクが分割されていれば、短い空き時間でも作業をスケジュールに組み込める可能性があります。タスクをより細かく分割すれば、待ち合わせの時間や移動中などにもできる作業が見つかるかもしれません。
また「資料を作成する」とだけ書かれていると、何から手をつけていいかわからなくなることもあります。しかし、分割されたタスクならやるべきことが明確になり、迷わず作業を始められます。
余裕を持って計画を作成する
タスクをスケジュールに落とし込む際には、余裕を持って計画を作成しましょう。スケジュールを組んだからといって、予定通りに仕事が進むとは限りません。また、突発的な仕事が発生する可能性もあります。
スケジュールに余裕がないと、そうしたさまざまなトラブルで仕事が遅れてしまうかもしれません。
最初は、それぞれの作業に対して見積もった時間の2倍程度の余裕をみておきましょう。そこから、実際にスケジュールを実践してみたうえで余裕を調整するのがおすすめです。
PDCAを継続して回し続ける
PDCAは、一度実践しするだけでなく回し続けることが重要です。「PDCAサイクル」とも呼ばれる通り、Aが終わったあとはまたPに戻らなければなりません。
PDCAを継続して回すことで、改善を積み重ねて業務をより良いものに進化させ続けることができます。また、状況の変化に応じてこまめに振り返りを行い、迅速に次の行動に活かせる点もメリットです。
PDCAの記録を残しておく
手帳に記録したPDCAは、終わったら捨ててしまうのではなく長く残しておきましょう。記録が残っていれば、今後同じような課題にぶつかったときに、記録を振り返りながら解決方法を考えられます。
また、時間が経ってから記録を見返すことで思わぬ発見があり、ビジネスのヒントが得られることもあります。
手帳を使ってPDCAを回そう
PDCAは、業務を改善するための手法のひとつです。手帳を使ってPDCAを回すことで常に目標やタスクを意識できることに加え、記録として残せるため見返すのにも便利です。
一般的な手帳を工夫して利用することもできますが、専用の手帳を利用するとさらに効率よくPDCAを回せます。弊社NOLTYプランナーズでは、PDCAを実践するためのビジネス手帳 をご用意していますので、ぜひご活用ください。
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